microsoft-outlook

مایکروسافت آوت لوک چیست؟

مایکروسافت اوت لوک (به انگلیسی: Microsoft Outlook) نرم‌افزار مدیریت ایمیل است که برای اولین بار در سال نود به همراه بستهٔ آفیس رونمایی شد. این برنامه جزو مجموعه نرم‌افزارهای آفیس می‌باشد. این برنامه برای مدیریت ایمیلها مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین یک سرویس ایمیل دهی نیز هست.

 

 outlook نرم افزاری است که برای دریافت و ارسال نامه های الکترونیکی استفاده می شود، البته نباید دیگر قابلیت های این نرم افزار نظیر تقویم و دفترچه یادداشت را فراموش کرد…

 

برنامه outlook به دو شکل عرضه شده است: outlook express (که همراه با ویندوز نصب می شود) و outlook microsoft (که در مجموعه microsoft office قرار دارد)  به رغم این که از نظر شکل کمی با هم متفاوتند، ولی تقریبا کارکردهای یکسانی دارند.
این نرم افزار دارای معایب و مزایایی است که در زیر به آنها اشاره می شود :

 

مزایای استفاده ازOutlook  :

 

۱- صرفه جویی در وقت
۲-  انتقال نامه‌ها به سیستم شخصی و امکان دسترسی به نامه‌ها و نوشتن نامه به صورت Offline
۳- نظم بخشیدن و سازمان دهی پست الکترونیکی به کاربر توسط دفترچه تلفن قدرتمند، تقویم و برنامه‌ی زمانبندی کارها
۴- مدیریت پیام‌های ناخواسته توسط پوشه (Junk) که دارای فیلتر قابل به روز شدن است. فایل به روز کننده آن در سایت مایکروسافت موجود است و درجه حساسیت آن هم قابل تنظیم می‌باشد.

 

معایب استفاده از Outlook  :

 

۱- نامه‌های الکترونیکی پس از دانلود بر روی سیستم منتقل می‌شوند حتی اگر ویروسی باشند. از باز کردن و خواندن نامه‌هایی که گیرنده‌ی نامه را نمی‌شناسید خودداری کنید.
۲- برنامه‌های سرویس گیرنده پست الکترونیکی متعلق به شرکت ماکروسافت، هدفی جذاب برای اغلب نویسندگان کدهای مخرب می‌باشند. شاید یکی از دلایل آن، گستردگی و مدل برنامه نویسی خاص بکارگرفته شده در آنان باشد. تاکنون کدهای مخرب فراوانی، محصولات مایکروسافت را هدف قرار داده اند.
اولین و مهم ترین کاری که باید انجام دهید تنظیم یک account است. برای این کار در منوی tools گزینه email accounts را انتخاب کنید اگر می خواهید accountهای قبلی را تغییر دهید.
view or change existing email و در صورت تمایل به اضافه کردن account جدید add anew e-mail را انتخاب کنید با فشردن کلید ‌next می توانید به مرحله بعد برسید.

 

در این قسمت باید نوع سرور پست الکترونیکی خود را مشخص کنید این قسمت را باید از سرویس دهنده پست لکترونیک خود بپرسید: البته معمولا باید گزینه pop3 را انتخاب کنید که رایج ترین پروتکل برای این کار است (مثلا برای hotmail باید گزینه http را انتخاب کنید) در قسمت بعد باید اطلاعات خود را وارد کنید در قسمت user information ، بخش your name برای نام و نام خانوادگی شماست و email address همان پست الکترونیکی است که قصد دریافت و ارسال از طریق outlook را دارید که باید مشخصات خود را وارد کنید در قسمت server information در بخش mail server incoming و outgoing mail server باید نام سرور پست الکترونیک خود را وارد کنید (که البته این را هم بهتر است از سرویس دهنده بپرسید.) در قسمت login information باید شناسه کاربری و رمز عبور خود را وارد کنید اگر می خواهید در هر بار دریافت و ارسال نامه کلمه عبور از شما پرسیده نشود remember password را انتخاب کنید.

 

out look اطلاعات وارد شده را تست می کند و خطاهای احتمالی را به شما گزارش می دهد ممکن است بعضی از سرورهای پست الکترونیک به تنظیمات بیشتری نیاز داشته باشند که در این صورت با فشردن کلید more settings متوانید این تنظیمات را انجام دهید (البته این تنظیمات برای هر سرور متفاوت است و باید پرسیده شود.)

 

در اولین گزینه این قسمت یعنی general می توانید نام account ساخته شده را که با نام پیشفرض سرور تعیین شده است، تغییر دهید. در آخرین گزینه آن یعنی advanced شما می توانید شماره پورتهای دریافت وارسال نامه ها را تغییر دهید همچنین در قسمت آخر آن یعنی delivery می توانید تعیین کنید که نامه ها پس از انتقال outlook از روی سرور حذف شوند یا خیر . پس از تمام کردن این قسمت account شما در outlook ساخته  شده است .

 

برای تغییر تنظیمات خود در منوی tools با انتخاب email accounts و سپس existing view orchange می توانید account خود را تغییر دهید یا حتی حذف کنید.
با فشردن کلید send/receive سرور پست الکترونیکی شما چک می شود و نامه های جدید به دایرکتوری inbox انتقال می یابند و نامه هایی که در دایرکتوری outbox هستند ‌آماده ارسال شده و به sent items منتقل می شوند تا این قسمت  شما قادر به دریافت و ارسال نامه ها از طریق outlook هستید.  حال اگر چند پست الکترونیک مختلف داشته باشید می توانید برای هر کدام یک دایرکتوری جداگانه ایجاد کنید و با استفاده از تعریف یک قانون (rule)، نامه های رسیده به هر پست الکترونیک را به دایرکتوری مخصوص آن ارسال کنید.

 

حتما بخوانید

محققین: تصمیم‌گیری های مهم را به صبح موکول کنید!

برای ایجاد دایرکتوری جدید در منو فایل گزینه new و سپس folderرا انتخاب کنید. برای تعریف یک قانون در منوی tools گزینه rules wizard را انتخاب کنید با فشردن کلید new می توانید یک قانون جدید اضافه کنید می توان بر حسب محتوای نامه موضوع نامه ،‌فرستنده،‌گیرنده و موارد دیگر نامه ها ، برای آنها قانون تعریف کرد و آنها را به دایرکتوری های مختلف فرستاد یا کارهای دیگری انجام داد.

 

همچنین می توانید start from a blank rule را انتخاب کنید تا گزینه های بیشتری برای ایجاد یک قانون در دسترس شما باشند پس از انتخاب می توانید برای نامه های رسیده یا فرستاده شده قانونی را تعریف کنید.

 

با انتخاب check messages when they arrive و زدن کلید next می توانید برای نامه هایی که دریافت کرده اید قانون بسازید مثلا با نتخاب where my name is in the to or cc box و فشردن کلید next و در مرحله بعد با انتخاب move it to the specified folder و کلیل روی specified در پنجره پایین و تعیین نام یک دایرکتوری می توانید نامه های رسیده بر هر پست الکترونیک خود را به یک دایرکتوری مخصوص به خود بفرستید.

 

فایل های موجود در Outlook :
زمانی که این برنامه آیتم ها را در کامپیوتر شما ذخیره می کند، نوع آنها داده ای بوده که personal folders file)   pst) نام دارند. برای استفاده از ایمیل ها در زمانی که آنلاین نیستید، Outlook فلدر offline را پیشنهاد می دهد که در فایلی با قالب  .pst قرار می گیرند.

 

تفاوت اصلی میان دو نوع فایل های داده ای شامل موارد زیر است  :
فایل های .ost تنها زمانی استفاده می شوند که نوع اکانت شما Exchange server باشد و کار آفلاین را ترجیح دهید.
فایل های .pst : این فایل های یک نوع فایل داده ای بوده که پیام های شما و سایر آیتم ها در آن ذخیره می شوند که  برای اکانت های POP3,IMAP,HTTP استفاده می شوند.ایمیل هایی از هر سه نوع پروتکل در این نوع فایل ها ذخیره می شود.هنگامی که قصد ایجاد فلدرهای backup و Archive را دارید و نوع اکانت شما exchange server  است باید از یک فایل اضافه .pst نیز استفاده نمایید.با انتقال ایمیل ها به فایل .pst فضای روی میل سرور شما آزاد می شود.از معایب این نوع فایل ها کار نکردن آنها با اکانت ایجاد شده از نوع  exchange server  است .فایلی که با پسوند .pst می باشد و با نسخه ۲۰۰۳ یا ۲۰۰۷   outlook طراحی شده باشد ، قابلیت باز شدن توسط نسخه های قبلی را ندارد. جهت ساخت فایلی سازگار با نسخه های قبلی می توان فایل دیتا را با فرمت Outlook 97-2002 Personal Folders file (.pst) ایجاد کرد.

 

همچنین توسط  synchronize  می توانید محتوای ایمیل هارا به صورت آفلاین تغییر داده و یا از فلدری به فلدر دیگر منتقل کنید و سپس تغییرات را در سرور نیز مشاهده کنید . بخش هایی که synchronize   می شوند شامل موارد زیر است.

 

Header : معمولا نام فرستنده ، موضوع نامه و زمان دریافت پیام و اندازه ی پیام را در بر دارد.
Full Item  : شامل  عنوان،بدنه ی پیام ، الحاقیه ها و تصاویر  می باشد .
اگر از اکانت ایمیل Exchange Server استفاده می کنید بهتر است از حالت  Cache exchange استفاده کنید تا بتوانید از فایل های .ost  استفاده کنید. و عمل synchronize    با موفقیت انجام شود.

0 پاسخ

ارسال یک پاسخ

می خواهید در گفتگو ها شرکت کنید؟
Feel free to contribute!

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *